Mới đây, Google đã cập nhật một tính năng cực kỳ hữu ích cho người dùng Google Workspace: Khả năng tạo liên kết công khai để chia sẻ toàn bộ nội dung luồng chat với Gemini giúp làm việc cộng tác, việc chia sẻ ý tưởng và giải pháp nhanh chóng.
Trước đây, tính năng này chỉ dành cho Gemini app trên tài khoản cá nhân. Giờ đây, doanh nghiệp và trường học đã có thể tận dụng nó để nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.
Tính năng này là gì?
Về bản chất, đây là một công cụ chuyển đổi các phiên làm việc riêng tư giữa bạn và Gemini thành một trang web tĩnh có địa chỉ URL duy nhất. Thay vì phải chụp hàng chục tấm ảnh màn hình hoặc sao chép nội dung vào các ứng dụng chat, bạn chỉ cần gửi một đường link duy nhất cho đồng nghiệp hoặc đối tác.
Khi một liên kết được tạo ra, toàn bộ lịch sử trò chuyện tại thời điểm đó – bao gồm mọi câu lệnh (prompts) bạn đã gửi, các tệp đính kèm và mọi phản hồi tương ứng từ Gemini – sẽ được tự động tổng hợp và hiển thị trên một giao diện đọc trực quan.
Điểm khác biệt cốt lõi:
Chia sẻ tiến trình, không chỉ kết quả: Người nhận thấy được toàn bộ quá trình bạn tinh chỉnh câu lệnh để đạt được kết quả cuối cùng, giúp họ hiểu rõ logic và ngữ cảnh của vấn đề.
Tính năng “Tiếp nối” (Continue Chat): Đây là điểm mạnh nhất. Nếu người nhận có tài khoản Google, họ có thể nhấp vào nút “Tiếp tục cuộc trò chuyện” để nhập phiên làm việc đó vào tài khoản của chính họ. Từ đó, họ có thể đặt thêm các câu hỏi tiếp theo dựa trên những gì bạn đã bắt đầu, giúp quá trình cộng tác trở nên liền mạch và không bị gián đoạn.
Nội dung được giữ nguyên (không tự động cập nhật): Một khi liên kết đã được tạo, các câu hỏi mới bạn đặt thêm trong phiên làm việc đó sẽ không tự động cập nhật vào link đã gửi. Điều này đảm bảo bạn có quyền kiểm soát tuyệt đối những gì người khác được thấy tại thời điểm chia sẻ.
Tại sao tính năng này lại ưu việt?
Tính năng này mang lại sự linh hoạt tối đa cho quy trình làm việc nhờ ba ưu điểm cốt lõi:
Khả năng tiếp cận không giới hạn: Đây là ưu điểm lớn nhất dành cho những người muốn chia sẻ thông tin nhanh chóng.
- Công dụng: Bạn có thể gửi kết quả nghiên cứu hoặc ý tưởng từ Gemini cho đối tác, khách hàng hoặc những người không sử dụng hệ sinh thái Google Workspace. Họ có thể xem toàn bộ nội dung ngay lập tức chỉ với một cú nhấp chuột.
- Cách dùng: Sau khi tạo liên kết, bạn gửi URL này qua bất kỳ nền tảng nào (Zalo, Slack, Email). Người nhận chỉ cần mở link trên trình duyệt là có thể đọc được nội dung mà không cần đăng nhập hay đăng ký bất kỳ dịch vụ nào.
Kế thừa và phát triển ý tưởng: Tính năng này cho phép biến một cuộc trò chuyện tham khảo thành một công cụ làm việc thực thụ.
- Công dụng: Giúp đội ngũ không phải bắt đầu lại từ đầu. Khi bạn đã hoàn thành 70% công việc (ví dụ: lên khung sườn báo cáo), đồng nghiệp có thể “tiếp quản” và hoàn thiện 30% còn lại dựa trên chính bối cảnh đó.
- Cách dùng: Người nhận nhấp vào nút “Tiếp tục cuộc trò chuyện” (Continue chat) ở góc trang web. Gemini sẽ sao chép toàn bộ lịch sử đó vào tài khoản của họ. Tại đây, họ có thể đặt các câu hỏi mới như: “Dựa trên kế hoạch truyền thông này, hãy liệt kê 5 nội dung chính để đăng lên mạng xã hội” hoặc “Hãy tạo bảng so sánh ưu nhược điểm của các giải pháp mà Gemini đã liệt kê ở trên”.
Minh bạch thông tin và đầy đủ bối cảnh: Thay vì chỉ nhận được một đoạn văn bản vô hồn, người xem có thể theo dõi toàn bộ “luồng tư duy” của bạn và AI.
- Công dụng: Giúp giải thích lý do tại sao một kết quả được đưa ra. Điều này cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng niềm tin với khách hàng hoặc sếp, vì họ thấy được dữ liệu đầu vào và các yêu cầu khắt khe bạn đã đặt ra cho AI.
- Cách dùng: Khi chia sẻ link, người nhận sẽ thấy toàn bộ các câu lệnh (prompts) bạn đã dùng. Họ có thể cuộn chuột để xem từ câu hỏi đầu tiên đến câu trả lời cuối cùng. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn các hiểu lầm thường gặp khi chỉ trích dẫn một phần thông tin, đồng thời cung cấp đầy đủ dữ liệu để các bên liên quan cùng thảo luận.
Cách thiết lập và sử dụng
Đối với Quản trị viên (Admins)
Tính năng này mặc định sẽ ở trạng thái TẮT (OFF) để đảm bảo an toàn dữ liệu. Để cho phép nhân viên sử dụng, bạn cần thực hiện:
- Truy cập vào Admin Console (Bảng điều khiển quản trị).
- Tìm đến mục kiểm soát ứng dụng Gemini.
- Bật tùy chọn Public Gemini chat link sharing.
- Mẹo: Bạn có thể bật cho toàn bộ công ty hoặc chỉ cho một nhóm/đơn vị tổ chức (OU) cụ thể.
Đối với Người dùng cuối (End users)
Khi Admin đã bật tính năng, bạn có thể chia sẻ cuộc trò chuyện theo các bước:
- Mở cuộc trò chuyện bạn muốn chia sẻ trên Gemini.
- Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ (Share).
- Chọn Tạo liên kết công khai (Create public link).
- Sao chép và gửi liên kết này qua email, tin nhắn hoặc nhúng vào tài liệu nội bộ.
Tại sao tính năng này lại quan trọng cho đội ngũ của bạn?
Việc cho phép chia sẻ công khai không chỉ là một tiện ích kỹ thuật mà còn mang lại những thay đổi chiến lược trong cách vận hành đội ngũ:
Xây dựng thư viện “Prompt chuẩn”: Thay vì mỗi nhân viên phải tự mày mò cách ra lệnh cho AI, các chuyên gia trong đội ngũ có thể chia sẻ các cuộc hội thoại mẫu thành công. Nhờ đó, cả công ty sẽ có một khung làm việc chung để luôn tạo ra những kết quả chất lượng và đồng nhất.
Đào tạo và chuyển giao kiến thức: Khi một nhân viên mới gia nhập, thay vì giải thích quy trình phức tạp, bạn có thể gửi cho họ các liên kết Gemini đã xử lý các tình huống tương tự. Họ sẽ thấy được cách đặt câu hỏi, cách điều chỉnh yêu cầu và kết quả cuối cùng, giúp rút ngắn thời gian đào tạo.
Làm việc hiệu quả với mọi đối tác: Trong các dự án có sự tham gia của nhiều bên (như đối tác bên ngoài hoặc freelancer), việc gửi một liên kết duy nhất giúp tất cả mọi người cùng nắm bắt được mạch tư duy của dự án mà không cần cấp quyền truy cập vào các hệ thống nội bộ phức tạp.
Tối ưu hóa quy trình duyệt bài: Thay vì gửi bản thảo thô, nhân viên có thể gửi kèm liên kết Gemini chia sẻ quá trình họ nghiên cứu và tổng hợp dữ liệu. Cấp trên có thể hiểu rõ nguồn gốc thông tin và logic phía sau, giúp việc phê duyệt diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.
Lưu ý quan trọng về bảo mật
Vì đây là liên kết công khai, bất kỳ ai có link đều có thể xem và chia sẻ lại cho người khác.
Quy tắc vàng: Tuyệt đối KHÔNG tạo liên kết công khai cho các cuộc trò chuyện chứa thông tin mật, dữ liệu kinh doanh nhạy cảm hoặc bất kỳ nội dung nào mà bạn không muốn xuất hiện công khai trên mạng.
Việc mở rộng tính năng chia sẻ cuộc trò chuyện Gemini cho các tài khoản Google Workspace là một bước đi đúng đắn nhằm biến AI thành một công cụ cộng tác thực thụ. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để giúp quy trình làm việc của đội ngũ trở nên thông minh và nhanh chóng hơn!
Bạn đã thử tính năng này chưa? Hãy liên hệ Infolinks đăng ký và trải nghiệm ngay!