Ngày nay, các tổ chức phải cân bằng giữa kết quả kinh doanh và phúc lợi của nhân viên, điều này đặc biệt khó khăn khi ngày càng nhiều người thường xuyên làm việc cả trong và ngoài văn phòng, trong khi ngân sách lại bị thắt chặt. Hậu quả của sự thay đổi này rất nhiều: các tổ chức đang phải vật lộn để thiết lập mục tiêu nhóm phù hợp, duy trì văn hóa doanh nghiệp, cũng như tuyển dụng và giữ chân những người giỏi nhất.
Microsoft Viva , nền tảng trải nghiệm nhân viên (EXP) đầu tiên được xây dựng cho kỷ nguyên làm việc kết hợp, có thể giúp các tổ chức giải quyết những thách thức này. Viva khai thác độc đáo sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI) và Microsoft Graph, thu hút mọi người một cách tự nhiên trong quá trình làm việc của họ, và được xây dựng trên nền tảng an toàn, có khả năng mở rộng của Microsoft 365. Một nền tảng EXP tích hợp duy nhất thậm chí còn cần thiết hơn trong bối cảnh kinh tế bất ổn hiện nay. Viva có thể giúp các tổ chức làm được nhiều việc hơn với chi phí ít hơn bằng cách đảm bảo nhân viên và dự án của họ luôn đi đúng hướng với những mục tiêu quan trọng nhất của công ty, đồng thời trao quyền và hỗ trợ họ đạt được mục tiêu đó.
Microsoft Viva là gì?
Để hiểu đơn giản, Microsoft Viva không phải là một ứng dụng đơn lẻ mà là một “trung tâm trải nghiệm nhân viên” được tích hợp ngay trong Microsoft Teams. Nó giống như một “sợi dây” kết nối 4 yếu tố cốt lõi:
Kết nối & gắn kết nhân viên: Giải pháp trọng tâm Viva Connections, yếu tố này giải quyết bài toán “đứt gãy thông tin” và cảm giác bị cô lập khi nhân viên làm việc từ xa hoặc tại các chi nhánh khác nhau. Xây dựng văn hóa đồng nhất, giúp nhân viên cảm thấy tiếng nói của mình được lắng nghe thông qua các cộng đồng sở thích và chuyên môn.
Phát triển nhân lực: Giải pháp trọng tâm Viva Learning, biến việc học thành một phần tự nhiên của công việc hàng ngày, không còn là những buổi đào tạo gượng ép. Giúp người dùng tập hợp các khóa học từ LinkedIn Learning, Coursera, EdX và nội dung nội bộ vào một hub duy nhất trên Teams. Tạo điều kiện để nhân viên tự học (Self-learning) mọi lúc mọi nơi, giúp doanh nghiệp luôn sở hữu đội ngũ có kỹ năng cập nhật nhất.
Quản trị hiệu suất: Giải pháp trọng tâm Viva Goals, dựa trên phương pháp quản trị OKRs (Objectives and Key Results). Nó đưa các mục tiêu chiến lược vào ngay luồng công việc hàng ngày, giúp các nhóm theo dõi tiến độ một cách trực quan thay vì để mục tiêu nằm im trong các file Excel.
Phân tích dữ liệu làm việc: Giải pháp trọng tâm Viva Insights, tập trung vào việc bảo vệ tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp là sức khỏe của nhân viên, sử dụng dữ liệu ẩn danh từ lịch họp và email để đưa ra các đề xuất thông minh, giảm thiểu tình trạng kiệt sức (burnout) bằng cách quản lý thời gian nghỉ ngơi hợp lý.
Tóm lại, Viva giúp biến môi trường làm việc kỹ thuật số thành một không gian gắn kết, nơi nhân viên được hỗ trợ để phát triển bền vững thay vì chỉ làm việc một cách máy móc.
Nâng cao trải nghiệm của nhân viên để thúc đẩy kết quả kinh doanh.
Khi nhân viên cảm thấy vui vẻ và tràn đầy cảm hứng, họ sẽ làm việc với hiệu suất cao nhất. Sự thoải mái về tinh thần giúp họ tư duy sáng tạo hơn, phối hợp nhịp nhàng với đồng nghiệp và mang lại những kết quả vượt mong đợi. Các nghiên cứu đã chứng minh rằng việc đầu tư vào con người – cụ thể là cải thiện trải nghiệm và sự gắn kết của nhân viên, sẽ mang lại lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp: tăng lợi nhuận và giữ chân được người tài. Thực tế cho thấy, những nhân viên có sự gắn kết chặt chẽ với công ty thường sẽ trung thành hơn gấp 12 lần so với người không có sự kết nối này.
Vậy Microsoft Viva thực sự giúp ích gì? Hãy cùng điểm qua 5 lợi ích nổi bật nhất đã được chứng minh qua các con số thực tế.
Tiết kiệm thời gian nhờ khả năng tìm kiếm thông minh và kết nối chuyên gia
Trong môi trường làm việc từ xa hoặc linh hoạt, việc tìm kiếm đúng người, đúng việc thường trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Bạn đã bao giờ tốn hàng giờ đồng hồ chỉ để tìm một tài liệu cũ hay loay hoay không biết ai là người thực sự hiểu rõ về dự án mình đang làm chưa?
Số liệu thực tế: Microsoft Viva có thể giúp giảm tới 75% thời gian tìm kiếm thông tin cho toàn bộ tổ chức. Đây là một con số khổng lồ giúp giải phóng năng suất cho nhân viên.
Giải quyết thách thức: Có tới 43% lãnh đạo thừa nhận rằng việc xây dựng các mối quan hệ xã hội trong công ty là thách thức lớn nhất khi làm việc kết hợp. Khi thiếu đi sự tương tác trực tiếp, nhân viên dễ cảm thấy lạc lõng và khó tìm được sự hỗ trợ cần thiết.
Cách Viva vận hành: Thông qua các cộng đồng ảo (Viva Communities) và các nhóm tài nguyên, Viva giúp nhân viên dễ dàng kết nối lại với người hướng dẫn (mentors), huấn luyện viên và các chuyên gia trong từng lĩnh vực cụ thể.
Tối ưu hóa quy trình: Thay vì phải thoát ra khỏi ứng dụng đang làm việc để tìm kiếm, Viva tích hợp ngay luồng thông tin vào quá trình làm việc hàng ngày. Điều này giúp nhân viên tập trung tối đa, tốn ít thời gian “bơi” trong đống dữ liệu và có nhiều thời gian hơn để sáng tạo và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
Tỷ lệ giữ chân nhân viên được cải thiện
Việc nhân viên nghỉ việc không chỉ gây tổn thất về mặt nhân sự mà còn tốn kém rất nhiều chi phí tuyển dụng và đào tạo lại. Microsoft Viva tập trung vào việc làm cho nhân viên cảm thấy giá trị của mình được ghi nhận.
Sức mạnh của sự gắn kết: Những nhân viên cảm thấy được kết nối chặt chẽ với tổ chức có tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn 12 lần so với những người cảm thấy bị “bỏ rơi”.
Thay đổi cách lãnh đạo lắng nghe: Thay vì chỉ thực hiện các cuộc khảo sát nhân viên mỗi năm một lần (vốn thường chậm trễ và khó thay đổi cục diện), Viva Pulse tạo ra một vòng lặp phản hồi liên tục. Lãnh đạo có thể nhanh chóng nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của đội ngũ theo thời gian thực.
Tăng cường sự kết nối : Khi ý kiến của nhân viên được lắng nghe và phản hồi kịp thời, họ sẽ cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức. Điều này giúp cải thiện môi trường làm việc đáng kể.
Hiệu quả kinh tế lâu dài: Kết quả là doanh nghiệp có thể giảm tới 20% tỷ lệ nghỉ việc sau 3 năm sử dụng hệ thống này. Việc giữ được những người giỏi nhất chính là cách tiết kiệm chi phí thông minh nhất.
Giải phóng áp lực cho các bộ phận vận hành (HR, IT, Truyền thông)
Trong mọi doanh nghiệp, các phòng ban như Nhân sự (HR), Công nghệ thông tin (IT) hay Truyền thông nội bộ thường xuyên bị ngập trong hàng loạt câu hỏi lặp đi lặp lại: “Làm sao để cài đặt phần mềm này?”, “Quy trình nghỉ phép mới là gì?” hay “Tìm tài liệu hướng dẫn ở đâu?”. Việc phải giải đáp thủ mô các câu hỏi này khiến họ không còn thời gian cho các nhiệm vụ chiến lược.
Lợi ích vượt trội: Microsoft Viva giúp các đội ngũ vận hành này lấy lại được trung bình 20% thời gian làm việc mỗi tuần. Hãy tưởng tượng, thay vì mất 1 ngày mỗi tuần để trả lời email hỗ trợ, họ có thể dùng thời gian đó để phát triển các chính sách nhân sự hoặc nâng cấp hệ thống bảo mật.
Cơ chế tự phục vụ (Self-service): Viva cung cấp các công cụ tìm kiếm thông minh và kho tài liệu được tổ chức khoa học. Nhân viên có thể tự tìm câu trả lời ngay lập tức thay vì phải gửi yêu cầu (ticket) và chờ đợi phản hồi.
Tối ưu hóa quy trình học tập và quản lý: Bằng cách đưa việc học tập (Viva Learning) và quản lý mục tiêu (Viva Goals) vào một nơi duy nhất, doanh nghiệp giúp nhân viên chủ động quản lý sự nghiệp và công việc của mình. Điều này giúp giảm đáng kể gánh nặng quản lý và hỗ trợ từ phía các bộ phận vận hành.
Tác động tích cực: Khi quy trình trở nên tự động và mượt mà, sự hài lòng của nhân viên cũng tăng lên, đồng thời các bộ phận hỗ trợ có thể tập trung vào những dự án mang lại giá trị cao hơn cho công ty.
Quy trình hội nhập nhanh hơn cho nhân viên mới
Ấn tượng đầu tiên luôn là quan trọng nhất. Một quy trình hội nhập suôn sẻ không chỉ giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc mà còn củng cố niềm tin của họ vào tổ chức ngay từ ngày đầu tiên.
Con số ấn tượng: Microsoft Viva giúp giảm tới 50% thời gian cần thiết để một nhân viên mới hoàn thành quá trình nhập cuộc và bắt đầu đóng góp giá trị thực tế.
Xóa bỏ rào cản thông tin: Thay vì phải bơi trong hàng tá email và các thư mục rải rác khắp nơi, nhân viên mới được tiếp cận với một “lộ trình làm quen” được thiết kế sẵn. Viva tập trung mọi thứ từ quy định công ty, công cụ làm việc đến danh sách đồng nghiệp cần làm quen vào một nơi duy nhất.
Học tập ngay trong lúc làm việc: Với Viva Learning, các khóa đào tạo định hướng không còn là những buổi họp khô khan kéo dài cả ngày. Nhân viên có thể tự học theo tiến độ cá nhân ngay trên Microsoft Teams, giúp họ ghi nhớ kiến thức tốt hơn.
Kết nối nhanh với đội ngũ: Viva giúp người mới biết rõ ai là người phụ trách lĩnh vực nào, từ đó họ có thể chủ động đặt câu hỏi và xây dựng mối quan hệ ngay từ những ngày đầu tiên. Khi cảm thấy được hỗ trợ và hiểu rõ mục tiêu nhóm, nhân viên mới sẽ tự tin hơn và nhanh chóng bắt nhịp với guồng quay công việc.
Thúc đẩy kết quả kinh doanh bằng cách đồng bộ mục tiêu
Khi nhân viên thực sự hiểu rõ công việc hàng ngày của họ đang đóng góp như thế nào vào bức tranh lớn của công ty, họ sẽ làm việc với niềm say mê và trách nhiệm cao nhất. Năng suất không chỉ đến từ việc làm việc chăm chỉ, mà còn từ việc làm đúng những điều quan trọng.
Hiệu ứng từ sự gắn kết: Các nghiên cứu cho thấy những tổ chức có chỉ số gắn kết nhân viên cao thường đạt mức lợi nhuận cao hơn 23% so với mức trung bình. Đây là minh chứng rõ nhất cho việc “con người hạnh phúc tạo ra doanh thu tốt”.
Giá trị của sự minh bạch (OKRs): Có tới 96% nhân viên sử dụng hệ thống Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKRs) cho biết họ cảm thấy có mục đích sống và làm việc rõ ràng hơn. Microsoft Viva Goals giúp biến những mục tiêu trừu tượng của ban lãnh đạo thành những nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân.
Tác động từ Viva: Khi nhân viên thấy rõ mục tiêu cá nhân khớp với mục tiêu chung của công ty, họ không còn cảm thấy mình là một “mắt xích” rời rạc. Họ sẽ làm việc một cách chủ động, sáng tạo và hạnh phúc hơn. Một nhân viên hiểu rõ giá trị của mình chính là một nhân viên mang lại năng suất đột phá cho doanh nghiệp.
Thành công lan tỏa: Sự đồng bộ này không chỉ giúp hoàn thành dự án nhanh hơn mà còn xây dựng một văn hóa làm việc hướng tới kết quả, nơi mọi nỗ lực đều được ghi nhận đúng hướng.
Microsoft Viva không chỉ là một phần mềm, mà là một trải nghiệm toàn diện cho nhân viên. Đầu tư vào trải nghiệm nhân viên chính là cách ngắn nhất để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và bứt phá về lợi nhuận trong kỷ nguyên số.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm cách “làm nhiều hơn với nguồn lực ít hơn”, Hãy liên hệ ngay Infolinks để được hỗ trợ.