Việc ghi chép trong các cuộc họp trực tuyến đôi khi tốn rất nhiều thời gian và làm chúng ta mất tập trung vào nội dung chính. Hiểu được điều này, Google Meet đã nâng cấp tính năng “Take notes for me” (Ghi chú giúp tôi) với những tùy chọn cá nhân hóa mạnh mẽ. Giờ đây, người dùng không chỉ nhận được bản tóm tắt tự động mà còn có thể quyết định chính xác những gì AI nên ghi lại.
Dưới đây là phân tích chi tiết về những cập nhật mới nhất và cách chúng giúp tối ưu hóa công việc của bạn.
Những điểm mới đáng chú ý
Thay vì một bản ghi chú mặc định cho tất cả mọi người, Google đã đưa vào 3 cải tiến quan trọng:
Tùy chọn các mục nội dung (Customizable sections)
Người dùng có quyền bật hoặc tắt các phần cụ thể trong bản ghi chú ngay khi cuộc họp đang diễn ra. Các mục có thể tùy chỉnh bao gồm:
- Summary (Tóm tắt): Cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về các chủ đề chính đã được thảo luận, giúp người vắng mặt hoặc người muốn xem lại nhanh chóng nắm bắt “linh hồn” của buổi họp mà không cần đọc chi tiết.
- Decisions (Quyết định): Tập trung ghi lại những kết luận cuối cùng đã được chốt. Điểm đặc biệt là AI sẽ phân loại rõ trạng thái như “Đã thống nhất” hay “Cần thảo luận thêm”, giúp theo dõi luồng công việc minh bạch.
- Next steps (Bước tiếp theo): Liệt kê danh sách các hành động cụ thể cần thực hiện sau cuộc họp, bao gồm việc gì cần làm và (nếu có thể) ai là người chịu trách nhiệm, đảm bảo không có ý tưởng nào bị bỏ quên.
- Details (Chi tiết): Ghi lại các thông tin chuyên sâu, số liệu cụ thể hoặc các lập luận quan trọng trong quá trình thảo luận. Đây là phần dành cho những ai cần hiểu rõ bối cảnh và lý do dẫn đến các quyết định.
Mục “Decisions” (Quyết định) hoàn toàn mới
Đây là một bước tiến lớn giúp việc quản lý dự án trở nên rõ ràng hơn. AI sẽ tự động nhận diện các kết quả của cuộc thảo luận và phân loại chúng theo trạng thái:
- Aligned (Đồng thuận): Mọi người đã nhất trí.
- Needs further discussion (Cần thảo luận thêm): Chưa đi đến hồi kết.
- Disagreed (Không đồng ý): Các ý kiến trái chiều.
- Shelved (Tạm gác lại): Quyết định hoãn thực hiện. (Lưu ý: Mục này hiện ưu tiên hỗ trợ tiếng Anh trong giai đoạn đầu).
Bản tóm tắt (Summary) được cải tiến
Google đã thực hiện một cuộc đại tu về cấu trúc cho phần tóm tắt để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Thay vì những đoạn văn dài lê thê, bản tóm tắt mới được thiết kế:
- Ngắn gọn và cô đọng: Chỉ giữ lại những từ ngữ đắt giá nhất, loại bỏ các chi tiết thừa để tập trung vào thông điệp cốt lõi.
- Tối ưu khả năng quét (Scannability): Sử dụng cấu trúc danh mục và định dạng rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng đọc lướt qua và tìm thấy thông tin cần thiết.
- Cập nhật nhanh chóng: Giúp những người vào muộn hoặc những quản lý bận rộn nắm bắt toàn bộ diễn biến quan trọng của buổi thảo luận chỉ trong vài giây, thay vì phải đọc lại nhiều trang biên bản dài dòng.
Lợi ích thiết thực cho người dùng
Việc cá nhân hóa ghi chú mang lại những giá trị rất cụ thể:
- Tiết kiệm thời gian hậu kỳ: Bạn sẽ không còn phải ngồi định dạng lại hay xóa bỏ những phần thông tin thừa trong bản ghi chép sau cuộc họp. Ghi chú được xuất ra đúng với định dạng bạn mong muốn.
- Tăng tính tập trung: Khi biết AI đang ghi lại chính xác những phần quan trọng, người tham gia có thể hoàn toàn chú tâm vào việc thảo luận thay vì mải mê gõ phím.
- Theo dõi công việc hiệu quả: Với mục “Decisions” phân loại rõ ràng, nhóm sẽ biết chính xác việc gì đã được chốt, việc gì còn tồn đọng, tránh tình trạng “quên” hoặc hiểu lầm ý nhau sau cuộc họp.
Cách sử dụng tính năng này
Rất đơn giản, người dùng có thể bắt đầu tùy chỉnh ngay trong cuộc họp:
- Trong khi đang ở trong cuộc họp Google Meet, hãy nhấn vào biểu tượng “Take notes for me” (thường là biểu tượng bút chì hoặc ngôi sao AI).
- Một menu cài đặt sẽ hiện ra. Tại đây, bạn có thể:
- Chọn Mức độ chi tiết (Level of detail).
- Sử dụng các nút gạt (toggle) để chọn các mục bạn muốn AI ghi lại (Summary, Decisions, Next steps…).
- Sau khi kết thúc cuộc họp, một file Google Docs chứa nội dung ghi chú đã tùy chỉnh sẽ được tự động gửi đến ban tổ chức hoặc đính kèm trong sự kiện lịch.
Lưu ý: Các thay đổi này chỉ áp dụng cho cuộc họp hiện tại, không làm thay đổi cài đặt mặc định cho các cuộc họp trong tương lai của bạn.
Ai có thể sử dụng tính năng này?
Tính năng này sẽ khả dụng cho các nhóm khách hàng sau:
- Doanh nghiệp: Google Workspace Business Standard/Plus, Enterprise Standard/Plus và Frontline Plus. Tham khảo tại: https://infolinks.vn/google-workspace
- Giáo dục: Các tài khoản có tiện ích bổ sung Google AI Pro for Education.
- Cá nhân: Người dùng đăng ký gói Google AI Pro hoặc Ultra.
Hy vọng tính năng này sẽ giúp các buổi họp của bạn trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn!